ここでは、工事完了報告書の内容と記載項目、作成するコツについて解説していきます。工事完了報告書を丁寧に作成して、元請業者から信頼される企業を目指しませんか。
工事完了報告書とは、工事を請け負った下請業者が、元請業者に対して工事の完了を報告する書類です。工事を行った業者は作成が求められるため、工事内容を網羅したうえで正確な情報を報告する必要があります。
書類のフォーマットは業者によって様々で、業者独自のフォーマットを用意しているケースが多いでしょう。近年はデジタル化が進んでいるため、元請業者によってはデータでの送付を求められる可能性があります。
工事完了報告書の書類に、記載する項目は大きくわけて3つあります。費用・工事内容・現場写真です。
まず、1つ目の費用とは、工事の契約時に提示した請負金額のことです。交通費を別途求める契約をしていた場合は、下請業者は元請業者に対して、工事現場までのガソリン代や高速代金も含めた金額を記載できます。
そして、2つ目の工事内容とは、工期・現場名・場所・施行部分・工事担当者名のことです。工事開始日と完了日、行われた場所や名前を記載し、担当した工事内容を明確にしましょう。特に複数の業者が関わる工事では、自社がどの範囲を担当したのかを詳細に伝える必要があります。
工事担当者名には、現場責任者の名前を記入します。個人と会社の捺印が必要になるので、忘れずに押印しましょう。
3つ目の現場写真には、施工中の写真・完了時の写真を添付します。完了時の写真だけでなく、作業途中の写真が求められるケースがあるため、必ず事前に確認しておくことが大切です。工事内容によっては、全ての工事が終わった後では撮影できなくなる施行部分もあるので、忘れずに記録する必要があります。
撮影した写真の映りが悪いなど、後日トラブルが発生するケースがあるため、必要な枚数以上に多めに撮影しておくとリスクを回避できるでしょう。
工事完了報告書を作成する際は、業務管理システムを使って作成するのがおすすめです。ワードやエクセルで作成することは可能ですが、手打ちで入力するので時間がかかるうえに、ミスに気づきにくいというデメリットがあります。複数の人がリアルタイムで確認できる業務管理システムを使って作成すると、ミスに気づきやすく、常に新しい情報を確認できるようになります。
また、誤入力をした際に注意喚起を促すシステムもあるため、報告書の品質を一定に保ちやすくなるでしょう。担当者の離職や異動により、工事完了報告書の品質が損なわれると予想される場合は、早めに手を打つ必要があります。
工事完了報告書を作成する際は、書式を統一することが大切です。書式をあらかじめ統一しておくと、誤記や記載漏れを防ぐのに役立ちます。誰が作成しても同じ品質になるように、会社側でテンプレートを用意しておきましょう。
大規模工事の場合は、元請業者がフォーマットを用意するケースがあるので、事前に確認しておくとスムーズな作成が可能になります。フォーマットがない場合は、報告に必要な項目や写真について事前に確認しておくことが大切です。
工事完了報告書は、自社が行った作業内容を報告するための書類なので、正確な情報を伝える必要があります。誤記や分かりづらい写真など、会社の信用を損なう報告にならないように社内で徹底しましょう。また、作成に時間がかかり過ぎる場合や、書式が統一されていない場合は、業務管理システムの利用も検討したいところです。
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